İç Denetim Süreci
Yüksek seviyeli yapıya (Annex SL) uygun olarak güncellenmiş ve yayınlanmış tüm yönetim sistemlerinin 9.2 maddesi “İç Tetkik” maddesidir. Bu maddede yönetim sisteminin kuruluş içinde uygulanması gereken denetimlerinin nasıl yapılması gerektiğinden bahsedilir. Planla – Uygula – Kontrol Et ve Önlem Al yani PUKÖ döngüsünün kontrol et basamağına göre uygulanması gereken iç denetimlerin nasıl yönetilmesi gerektiği ile ilgili bilgilendirme yazısını okuyor olacaksınız.
Yönetim sistemleri, bir organizasyonun ürün ve hizmetlerini sürekli olarak iyileştirmek, müşteri memnuniyetini artırmak ve kalite standartlarına uygunluğunu sağlamak amacıyla uygulanan bir yaklaşımdır. İç denetim ise, bu kalite yönetim sistemlerinin etkinliğini değerlendirmek ve iyileştirmek için önemli bir araçtır.
- Organizasyonun belirlenen kalite standartlarına, yasal düzenlemelere ve müşteri gereksinimlerine uyum sağlayıp sağlamadığını değerlendirir.
- İyileştirme alanlarını tanımlayarak, organizasyonun süreçlerini daha etkin ve verimli hale getirmesine yardımcı olur.
- İş sürekliliğini ve kaliteyi etkileyebilecek potansiyel sorunların önceden belirlenmesine destek olur.
- Doğru ve güncel belgelere sahip olup olunmadığının denetlenmesi, izlenebilirlik ve raporlama süreçlerini güçlendirir.
- İç denetim, çalışanların eğitim ve yeteneklerini değerlendirir.
- Süreçlerin ve kararların izlenebilirliğini ve şeffaflığını artırır. Bu, organizasyon içindeki paydaşlara ve dış paydaşlara daha açık bir görünüm sunar.
- Müşteri gereksinimlerinin karşılanması değerlendirilirken, müşteri odaklılığını ve memnuniyetini artırmak, organizasyonun rekabet avantajını güçlendirir.
- İç denetim sonuçları, yönetim değerlendirme süreçlerine önemli bilgiler sağlar. Bu bilgiler, organizasyonun stratejik hedeflerine ulaşmasına yönelik kararları destekler.
İç denetim nasıl planlanır?
Her sene başında o yıl yapılacak olan iç denetim planlaması yapılır. Bir önceki yılda yapılmış olan iç denetim, dış denetim (belgelendirme ve müşteri denetimleri) sonuçları mutlaka göz önünde bulundurularak risk temelli planlama yapılmış olur.
İç denetim yapılan süreçler belirlendikten sonra, denetim kaç gün süreceği sürecin kapsamına ve önceki denetimlerde ne kadar uygunsuzluk tespit edildiğine göre belirlenir ve zaman çizelgesi belirlenir.
İç denetim sürecinde görev alacak olan iç denetçilerin de ataması yapılarak planlama süreci tamamlanmış olur. Hazırlanmış olan plan, üst yönetimin de onayı alınarak ilgili süreç sahipleri ve iç denetçilerle paylaşılır. Gerekli görülmesi halinde bu çalışma için sene başında toplantı yapılabilir. Toplantıya varsa yönetim sistemi temsilcisi liderlik eder, iç denetçilerin ve süreç liderlerinin katılması önem arz eder.
Planlama konusunda mutabık kalındıktan sonra, sıra yapılan planın uygulanmasına gelir.
İç Denetim Nasıl Uygulanır?
Planlanan tarihte süreç yetkilisi ile bir araya gelen iç denetçi, denetimi açılış toplantısı ile başlatır. Denetimin gerçekleştirileceği günün programı üzerinde gerekli kontrolleri gerçekleştirilmesi sürecin aksamaması adına önemlidir.
Denetimin açık uçlu sorular ile gerçekleştirilmesi ve yönlendirilmemesi, denetlenen kişinin açıklama yapmasına olanak sağlar. Tüm uygulamalar ile ilgili bilgi alınması kolaylaşır.
Bazı denetçiler, bazı detayları kaçırmamak adına soru listesi kullanabilir. Özellikle denetim konusunda yeterli deneyim ve beceri yok ise, soru listesi kullanılmasını tavsiye ederim. Ancak soru listeleri denetçiyi aynı zamanda kısıtlayabilir. Sorulara sadık kalma, sorunun denetlenen tarafından tam olarak anlaşılamaması gibi durumlarda zaman yönetimini kaliteli yapmak için stres yaşanması olasıdır. Bu nedenle, denetim tecrübesi arttıkça, proseslere ve denetimi gerçekleştirilen standarda hakimiyet geliştikçe soru listelerinden bağımsız olarak denetimlerin uygulanması önerilir.
Denetim tamamlandıktan sonra, denetlenen süreç sahibi ile bulgular hakkında hem fikir olunmalıdır ve mutabık kalınan bulgular denetim raporuna detaylı biçimde yazılarak yönetim sistemi temsilcisi ile paylaşılmalıdır.
Denetim Sonrası Ne Yapılır?
Tüm süreçlerin denetimleri tamamlandıktan sonra, denetim raporları yönetim sistemi temsilcisi tarafından gözden geçirilerek ilgili süreç yetkilileri ile paylaşılarak, varsa tespit edilen uygunsuzlukların kapatılması için düzeltici faaliyetlerin tanımlanması ve tamamlanması için termin tarihleri istenir.
Bu aşamada, denetçilerin rolleri tamamlanmıştır. Geri kalan süreç yönetim sistemi temsilcisi tarafından yönetilmelidir.
Yönetim Gözden Geçirme Toplantısı Öncesi
İç denetim bulgularının dokümante edilmesi, kök neden analizlerinin yapılması ve düzeltici faaliyetlerinin tanımlanması önemlidir. Böylelikle, son denetimden sonra kuruluş içinde hangi konularda eksikler ve gelişime açık alanlar meydana geldiği tespit edilir. Bu bulgular elbette ki, yönetim gözden geçirme toplantısının birer girdisidir.
İç Denetçi Nasıl Olunur?
Bir kuruluşta çalışan herkes iç denetçi olabilir. Denetimi yapılması gereken yönetim sistemi standardına hakim olması ve ISO 19011 iç denetçi eğitimi almış olması zorunludur. Alınan eğitimler mutlaka sertifikalandırılmalıdır.
Aynı zamanda atanmış ve denetim uygulamalarına katılan tüm iç denetçilerin, performanslarının ve yetkinliklerinin de her denetim sonrasında gözden geçirilerek dokümante edilmesi önemlidir.
Böylelikle iç denetçilerin hangi süreçlerde denetim gerçekleştireceğine dair bilgi sahibi olunur. Operasyonel bölümlerde çalışmayan personellerin, üretim yada bakım gibi teknik bilgi gerektiren süreçlerde görevlendirilmesi denetimi tam anlamıyla gerçekleştirmesi neden olabileceği gibi denetçi üzerinde de strese ve baskıya neden olabilir.
İç denetim, kuruluşların kendilerini iyileştirmeleri için çok önemli bir fırsattır ve bu nedenle yapılması gereken bir zorunluluk olarak görülmediğinde sistem performansını geliştirmesi kaçınılmazdır.
Denetçilere mutlaka denetim öncesi bilgilendirme veya hatırlatma eğitimi verilmesini hatta uygulamalı çalıştaylar ile yeteneklerini geliştirmeyi ihmal etmeyin.
Aynı kuruluş içinde çalışma arkadaşını denetlemek ve çalışma arkadaşı tarafından denetlenmek, stres yükü yaratan bir çalışmadır. Bu nedenle, denetimlerin açık, şeffaf ve rahatça uygulanması, çalışmanın gerçek amacına ulaşmasını sağlamak için bilgilendirme ve uygulamaların bol bol yapılması oldukça fayda sağlar.
Yönetim sistemleri temel ve iç denetçi eğitimleri bizimle irtibata geçebilirsiniz.