Kalite Yönetim Sistemi Ne Değildir?
Kalite Yönetim Sistemi Ne Değildir?
Kuruluşlar içinde gösterilen faaliyetlerin sistematik bir yapı içinde gerçekleştirilmesinin sağlanması, ürün ve hizmetlerin kalitesinin, müşteri memnuniyetinin arttırılması ve sürekli iyileştirmenin gerçekleştirilmesi adına yapılan çalışmalar bütünü ve yaklaşımına kalite yönetim sistemi diyoruz. Ancak bazı organizasyonlarda bu sistemsel yaklaşım ile ilgili hatalı bilgiler olmaktadır. Gelin bu hatalara birlikte bakalım.
- Sadece bir dokümantasyon değildir.
Kalite yönetim sistemi, sadece prosedürlerden, talimatlardan ibaret değildir. Dokümantasyon, Kalite yönetim sisteminin önemli bir parçasıdır, ancak asıl amaç, süreçlerin kurulması, takip edilmesi, iyileştirilmesi ve müşteri memnuniyetinin sağlanmasıdır. Bu nedenle birbirlerini tamamlayan ve destekleyen süreçlerin tanımlanarak hayata geçirilmesi, uygulanması ve yapılan uygulamaların kayıt altına alınması önemlidir. Dokümantasyon bizlere yapılan uygulamaların görünür ve kayıtlı şekilde gerçekleştirilmemize olanak sağlar.
- Tek seferlik bir proje değildir.
Kalite yönetim sistemi, bir kez uygulandıktan sonra tamamlanan bir proje değil, sürekli iyileştirme gerektiren dinamik bir süreçtir. Organizasyonlar, kalite hedeflerine ulaşmak için sürekli olarak süreçlerini gözden geçirmeli ve iyileştirmelidir. Sertifikalandırma sürecinden sonra, belgenin geçerlilik tarihine kadar geçen sürede ara denetimler yapılmasının altında yatan temel neden de budur. Ara denetimler sayesinde hem denetim sürecinin tekrarlatılması hedeflendir hem de sistemin canlı biçimde tutulmasına olanak sağlanır.
- Sadece kalite departmanının sorumluluğu değildir.
Kalite yönetimi, sadece kalite departmanının değil, tüm organizasyonun sorumluluğudur. Tüm çalışanların katılımı ve katkısı, tüm yönetim sistemlerinin başarısı için kritiktir. Özellikle ISO 45001 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi Standardına baktığımızda karşımıza çalışanlarını katılımına dair ayrı bir madde çıkar. 5.4 maddesine baktığımızda standart bizlerden, sistemin geliştirilmesi, planlanması, uygulanması, performansının değerlendirmesi ve iyileştirme faaliyetlerinde çalışanların katılımının sağlanması bekler. Diğer standartlarda da, benzer bir yaklaşımı görmek mümkündür.
- Yalnızca Hata ve Kusur Bulma Aracı Değildir.
Kalite yönetim sistemi, sadece hataları ve kusurları bulmaya odaklanmaz. Aynı zamanda, hataların önlenmesi, süreçlerin iyileştirilmesi ve müşteri memnuniyetinin artırılması için proaktif bir yaklaşım sergilemektedir. Bu nedenle “önleyici” faaliyetler kaldırılarak risk ve fırsat yönetimi yaklaşımı gelmiştir. PUKÖ döngüsünün ilk basamağı olan “planlama” ayağında, risk ve fırsat tanımlama çalışmaları yapılarak, sistemin ve sistemin konusu (kalite, çevre, enerji, isg, bilgi vb.) ile ilgili olarak tehlikelerin öngörülerek oluşabilecek risklerin minimize edilmesi amaçlanmaktadır. Sonuç olarak hata veya kusur bulunması değil, sistemin sürekliliği güvence altına alınması amaçlanmaktadır.
- Müşteriyi Memnun Etme Yöntemi Değildir.
Kalite yönetim sistemi, müşteri memnuniyetini artırmayı hedefler, ancak müşteri memnuniyeti tek başına yeterli değildir. Kalite yönetimi, organizasyonun genel performansını ve verimliliğini de artırmayı amaçlar. Denetimler sonucunda altınmış olan sertifikalar müşteri memnuniyetini ve beklentisini karşılar ancak organizasyon içinde gerçekleştirilen faaliyetlerin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi müşteri şikayetlerinin azaltılması için en temel adımdır.
- Sadece ISO Sertifikasyonu İçin Yapılan Bir Faaliyet Değildir.
Kalite yönetim sistemi, sadece ISO 9001 veya diğer standartlara uyum sağlamak için uygulanan bir sistem değildir. Standartlara uyum önemli olsa da, esas amaç organizasyonun performansını, verimliliğini, ürün ve hizmet kalitesini geliştirmektir. Çalışanların ve tüm diğer paydaşların ortak payda etrafında toplanmasını, benzer hedefler doğrultusunda çalışmayı, mevcut sistemin sürekli olarak geliştirilmesi için yapılan çalışmalar bütünüdür.
- Statik ve Değişmez Bir Sistem Değildir.
Kalite yönetim sistemi, zamanla değişen ihtiyaçlara ve koşullara uyum sağlamalıdır. Esnek ve uyarlanabilir bir sistem olmalıdır. Organizasyonların hayatta kalabilmek için değişen pazar, müşteri ihtiyaçları ve beklentileri doğrultusunda kendilerini güncellemeleri için gerçekleştirdikleri tüm yeniliklere kalite yönetim sistemi de dahil edilmelidir. Hatta bu değişiklikler ve yenilikler sistem dinamikleri çerçevesinde gerçekleştirildiğinde çok daha sağlam, tutarlı ve kalıcı adımlar atılmış olur.
- Yalnızca Üretim Sektörüne Özgü Değildir.
Kalite yönetim sistemi, sadece üretim sektöründe değil, hizmet, sağlık, eğitim gibi çeşitli sektörlerde de uygulanabilir ve uygulanmalıdır. Çünkü standartların amacı, organizasyonlarda gerçekleştirilen faaliyetlerin sistematik ve tanımlı şekilde hayata geçirilmesine destek sağlamaktır. İster hizmet sektöründe faaliyet gösteren bir kuruluş olsun, ister eğitim, ister sağlık… Yapılan çalışmalarda öncelikler tanımlanarak belirlenen hedefler için faaliyetler gerçekleştirilmesi sistematik yaklaşım sergileyerek mümkün olmaktadır. Bu yaklaşımın görünür kılınması ve belgelenmesi için sektör önemli değildir.
- Yalnızca Maliyetleri Düşürme Aracı Değildir.
Kalite yönetim sistemi, maliyetleri düşürmeyi hedefleyebilir, ancak ana amacı kaliteli ürün ve hizmetler sunarak müşteri memnuniyetini sağlamaktır. Maliyet düşürme, Kalite yönetim sisteminin bir sonucu olabilir, ancak tek hedefi değildir. Çalışanların güvenliğinin sağlanması, doğanın korunması, sosyal sorumluluk faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, bilginin korunması, enerji tasarrufunun sağlanması için yönetim sistemleri kurulmaktadır.
- Teknolojiye Bağımlı Değildir.
Kalite yönetim sistemi, teknolojiyi kullanabilir, ancak teknolojiden bağımsız olarak da etkin bir şekilde uygulanabilir. Kalite yönetimi, esasen süreçlerin ve insanların yönetimidir. Teknolojiyi kullanarak sistemlerin ve süreçlerin yönetimini hızlandırabilir ve insanlar için kolay hale getirebiliriz. Ancak unutulmamalıdır ki, sistematik yaklaşımın benimsenmesi teknoloji ile değil, insanların inançları ve katılımları ile gerçekleşmektedir.
Sonuç olarak;
Kalite yönetim sistemi, kapsamlı ve çok yönlü bir yaklaşımdır. Sadece belirli belgeleri doldurmak veya standartlara uyum sağlamakla sınırlı değildir. Sürekli iyileştirme, tüm organizasyonun katılımı ve müşteri odaklılık gibi temel ilkeler üzerine kuruludur. Kalite yönetim sistemi, bir organizasyonun performansını ve müşteri memnuniyetini artırmak için stratejik bir araçtır.